Tổng Hợp Các Hàm Excel Đầy Đủ Nhất Theo Từng Danh Mục (Cập Nhật 2026)
Trong môi trường phân tích dữ liệu và quản lý văn phòng hiện đại, việc nắm vững các hàm Excel không chỉ là một kỹ năng bổ trợ mà là yêu cầu bắt buộc để tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Dù bạn là kế toán viên, chuyên viên phân tích dữ liệu hay nhân viên hành chính, việc hiểu rõ cách Excel xử lý tính toán sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ mỗi tuần.
Bài viết này tổng hợp và giải thích chi tiết hơn 100 hàm Excel quan trọng nhất, được phân loại khoa học để bạn dễ dàng tra cứu và áp dụng ngay vào công việc.
Sự Khác Biệt Giữa Hàm (Function) và Công Thức (Formula)
Trước khi đi vào danh sách chi tiết, chúng ta cần phân biệt rõ hai khái niệm thường bị nhầm lẫn:
- Công thức (Formula): Là biểu thức do người dùng tự viết để thực hiện tính toán. Công thức luôn bắt đầu bằng dấu bằng (
=). Ví dụ:=A1+A2hoặc=B1*5. - Hàm (Function): Là các công thức được định nghĩa trước và tích hợp sẵn trong Excel để thực hiện các tính toán cụ thể. Hàm thường yêu cầu các đối số (arguments) đầu vào. Ví dụ:
=SUM(A1:A10)là một hàm tính tổng các ô từ A1 đến A10.
Sức mạnh thực sự của Excel nằm ở việc kết hợp các hàm lồng nhau để giải quyết các bài toán phức tạp.
1. Các Hàm Ngày và Giờ (Date & Time Functions)
Nhóm hàm này cực kỳ hữu ích cho nhân sự, kế toán tiền lương hoặc quản lý dự án khi cần tính toán thời hạn, tuổi tác hoặc số ngày làm việc.
Danh sách các hàm phổ biến:
| Tên Hàm | Mô Tả Chức Năng |
|---|---|
| DATE | Tạo một ngày hợp lệ từ ba số riêng biệt đại diện cho năm, tháng và ngày. |
| DAY | Trả về ngày trong tháng (từ 1 đến 31) của một giá trị ngày tháng cụ thể. |
| MONTH | Trả về tháng (từ 1 đến 12) của một giá trị ngày tháng. |
| YEAR | Trả về năm (ví dụ: 2026) của một giá trị ngày tháng. |
| TODAY | Trả về ngày hiện tại của hệ thống (tự động cập nhật khi mở file). |
| NOW | Trả về ngày và giờ hiện tại của hệ thống. |
| DATEDIF | Tính khoảng cách giữa hai ngày (số năm, tháng hoặc ngày). Thường dùng tính tuổi hoặc thâm niên. |
| EDATE | Tính ngày đến hạn sau một số tháng nhất định tính từ ngày bắt đầu. |
| EOMONTH | Trả về ngày cuối cùng của tháng sau một số tháng nhất định. |
| NETWORKDAYS | Tính số ngày làm việc giữa hai ngày, tự động trừ thứ 7, Chủ nhật và ngày lễ. |
| WORKDAY | Tính ngày hoàn thành công việc dựa trên ngày bắt đầu và số ngày làm việc cần thiết. |
Phân Tích Chuyên Sâu: Hàm DATEDIF và NETWORKDAYS
Hàm DATEDIF (Tính thâm niên/Tuổi):
Đây là một hàm “ẩn” trong Excel (không hiện gợi ý khi gõ) nhưng rất mạnh mẽ.
- Cú pháp:
=DATEDIF(start_date, end_date, unit) - Ví dụ: Để tính số năm thâm niên của nhân viên có ngày vào làm tại ô A1 và ngày hiện tại là hôm nay:
=DATEDIF(A1, TODAY(), "y")(Trong đó “y” là Year – trả về số năm trọn vẹn).
Hàm NETWORKDAYS (Tính lương/Công nhật):
Rất hữu ích để tính số ngày công thực tế trong tháng.
- Cú pháp:
=NETWORKDAYS(start_date, end_date, [holidays]) - Ví dụ: Tính công tháng 1/2026, trừ ngày nghỉ lễ được liệt kê ở vùng H1:H5:
=NETWORKDAYS("01/01/2026", "31/01/2026", H1:H5)
2. Các Hàm Logic (Logical Functions)
Nhóm hàm Logic giúp Excel đưa ra quyết định dựa trên các điều kiện. Đây là xương sống của các báo cáo động và bảng tính tự động hóa.
Danh sách các hàm phổ biến:
| Tên Hàm | Mô Tả Chức Năng |
|---|---|
| IF | Kiểm tra một điều kiện: Trả về giá trị A nếu đúng, giá trị B nếu sai. |
| IFS | Kiểm tra nhiều điều kiện liên tiếp và trả về giá trị tương ứng với điều kiện đúng đầu tiên (Office 365/2019+). |
| AND | Trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện bên trong đều đúng. |
| OR | Trả về TRUE nếu có ít nhất một điều kiện bên trong là đúng. |
| NOT | Đảo ngược giá trị logic (TRUE thành FALSE và ngược lại). |
| IFERROR | Trả về một giá trị tùy chỉnh nếu công thức bị lỗi, ngược lại trả về kết quả công thức. |
| SWITCH | So sánh một biểu thức với danh sách giá trị và trả về kết quả tương ứng. |
Phân Tích Chuyên Sâu: Hàm IF Lồng và IFS
Hàm IF Lồng nhau (Nested IF):
Trước đây, để xếp loại học sinh, ta thường dùng IF lồng nhau.
- Ví dụ:
=IF(A1>=8, "Giỏi", IF(A1>=6.5, "Khá", "Trung bình"))
Tuy nhiên, viết quá nhiều IF lồng nhau dễ gây rối mắt và sai sót dấu ngoặc.
Hàm IFS (Giải pháp hiện đại):
Hàm IFS giúp công thức ngắn gọn và dễ đọc hơn rất nhiều.
- Cú pháp:
=IFS(điều_kiện1, giá_trị1, điều_kiện2, giá_trị2, ...) - Ví dụ:
=IFS(A1>=8, "Giỏi", A1>=6.5, "Khá", TRUE, "Trung bình")
Hàm IFERROR (Làm sạch báo cáo):
Khi thực hiện phép chia cho 0 hoặc tìm kiếm không thấy dữ liệu, Excel sẽ báo lỗi #DIV/0! hoặc #N/A. Để báo cáo chuyên nghiệp hơn, hãy bao bọc công thức bằng IFERROR.
- Ví dụ:
=IFERROR(A1/B1, 0)(Nếu lỗi, trả về số 0 thay vì mã lỗi).
3. Các Hàm Tìm Kiếm và Tham Chiếu (Lookup & Reference)
Đây là nhóm hàm được sử dụng nhiều nhất trong doanh nghiệp để dò tìm dữ liệu từ các bảng danh mục.
Danh sách các hàm phổ biến:
| Tên Hàm | Mô Tả Chức Năng |
|---|---|
| VLOOKUP | Tìm kiếm giá trị theo cột dọc (Vertical) và trả về giá trị cùng hàng. |
| HLOOKUP | Tìm kiếm giá trị theo hàng ngang (Horizontal) – ít dùng hơn VLOOKUP. |
| INDEX | Trả về giá trị tại một vị trí hàng/cột cụ thể trong bảng. |
| MATCH | Trả về vị trí (số thứ tự) của một giá trị trong danh sách. |
| XLOOKUP | “Siêu hàm” mới thay thế cho VLOOKUP, HLOOKUP và INDEX/MATCH (Office 365). |
| CHOOSE | Chọn một giá trị từ danh sách dựa trên số thứ tự chỉ mục. |
| OFFSET | Trả về một vùng tham chiếu cách điểm bắt đầu một số dòng/cột nhất định. |
| INDIRECT | Chuyển đổi một chuỗi văn bản thành một tham chiếu ô thực tế. |
Phân Tích Chuyên Sâu: VLOOKUP vs. XLOOKUP
Hàm VLOOKUP (Huyền thoại):
Dù cũ nhưng VLOOKUP vẫn phổ biến nhất.
- Cú pháp:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) - Hạn chế: Chỉ tìm được từ trái sang phải, dễ bị sai khi chèn thêm cột vào bảng dữ liệu gốc, và tốc độ chậm với dữ liệu lớn.
Hàm XLOOKUP (Tương lai):
Nếu bạn dùng Office 365, hãy chuyển sang XLOOKUP ngay lập tức.
- Ưu điểm: Tìm kiếm 2 chiều (trái sang phải hoặc phải sang trái), mặc định tìm chính xác (không cần số 0 ở cuối), xử lý lỗi ngay trong hàm mà không cần IFERROR.
- Cú pháp:
=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found]) - Ví dụ: Tìm tên nhân viên (Cột B) dựa trên mã (Cột A):
=XLOOKUP("NV001", A:A, B:B, "Không tìm thấy")
4. Các Hàm Toán Học và Lượng Giác (Math Functions)
Nhóm hàm này phục vụ cho việc tính toán số học, làm tròn số và tạo dữ liệu ngẫu nhiên.
Danh sách các hàm phổ biến:
| Tên Hàm | Mô Tả Chức Năng |
|---|---|
| SUM | Tính tổng các số trong một phạm vi. |
| SUMIF | Tính tổng các ô thỏa mãn một điều kiện đơn. |
| SUMIFS | Tính tổng các ô thỏa mãn nhiều điều kiện đồng thời (Khuyên dùng thay thế SUMIF). |
| SUMPRODUCT | Nhân các thành phần tương ứng trong mảng rồi tính tổng (Rất mạnh cho tính toán mảng). |
| ROUND | Làm tròn số đến số chữ số thập phân quy định (Làm tròn toán học 5 lên, 4 xuống). |
| ROUNDUP / ROUNDDOWN | Luôn làm tròn lên hoặc luôn làm tròn xuống. |
| INT | Lấy phần nguyên của một số (làm tròn xuống số nguyên gần nhất). |
| MOD | Lấy phần dư của phép chia (Ví dụ: 10 chia 3 dư 1). |
| RAND | Tạo số ngẫu nhiên từ 0 đến 1. |
| RANDBETWEEN | Tạo số nguyên ngẫu nhiên trong khoảng chỉ định (Ví dụ: từ 100 đến 200). |
| AGGREGATE | Hàm tổng hợp đa năng, có thể bỏ qua các dòng ẩn hoặc lỗi khi tính toán. |
Phân Tích Chuyên Sâu: Hàm SUMIFS
Trong báo cáo doanh thu, SUMIFS là công cụ không thể thiếu. Nó cho phép bạn tính tổng dựa trên nhiều tiêu chí như: Tổng doanh thu của “Sản phẩm A” trong “Tháng 1” tại khu vực “Hà Nội”.
- Cú pháp:
=SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], ...) - Lưu ý quan trọng: Khác với SUMIF, vùng cần tính tổng (
sum_range) của SUMIFS luôn đặt ở vị trí đầu tiên. - Ví dụ: Tính tổng cột C (Doanh thu), nếu cột A là “Áo thun” và cột B là “Size L”:
=SUMIFS(C:C, A:A, "Áo thun", B:B, "Size L")
5. Các Hàm Thống Kê (Statistical Functions)
Nhóm hàm giúp tóm tắt dữ liệu, đếm số lượng và tìm ra xu hướng.
Danh sách các hàm phổ biến:
| Tên Hàm | Mô Tả Chức Năng |
|---|---|
| AVERAGE | Tính trung bình cộng của các số. |
| AVERAGEIFS | Tính trung bình cộng thỏa mãn nhiều điều kiện. |
| COUNT | Đếm số lượng ô chứa giá trị SỐ. |
| COUNTA | Đếm số lượng ô KHÔNG RỖNG (chứa bất kỳ dữ liệu gì: số, chữ, lỗi). |
| COUNTBLANK | Đếm số lượng ô trống. |
| COUNTIFS | Đếm số lượng ô thỏa mãn một hoặc nhiều điều kiện. |
| MAX / MIN | Tìm giá trị lớn nhất / nhỏ nhất trong vùng dữ liệu. |
| LARGE / SMALL | Tìm giá trị lớn thứ k hoặc nhỏ thứ k (Ví dụ: Top 3 doanh thu cao nhất). |
| RANK | Xếp hạng một số trong danh sách số. |
Phân Tích Chuyên Sâu: Phân biệt COUNT và COUNTA
Rất nhiều người dùng nhầm lẫn hai hàm này dẫn đến kết quả báo cáo sai lệch.
- COUNT: Chỉ đếm các ô có định dạng là số (Number). Nếu ô chứa chữ “Mười” hoặc ngày tháng dạng text, nó sẽ không đếm.
- COUNTA: Đếm tất cả các ô có dữ liệu. Hãy dùng hàm này khi bạn muốn đếm số lượng nhân viên dựa trên cột Tên (văn bản).
Ví dụ thực tế với LARGE:
Để lấy ra danh sách 3 mức lương cao nhất trong công ty (Cột D), bạn không cần sắp xếp lại bảng tính.
- Cao nhất:
=LARGE(D:D, 1) - Cao thứ 2:
=LARGE(D:D, 2) - Cao thứ 3:
=LARGE(D:D, 3)
6. Các Hàm Văn Bản (Text Functions)
Dữ liệu tải về từ phần mềm thường bị lỗi font, thừa khoảng trắng hoặc định dạng lộn xộn. Nhóm hàm văn bản là công cụ đắc lực để làm sạch (Clean) dữ liệu.
Danh sách các hàm phổ biến:
| Tên Hàm | Mô Tả Chức Năng |
|---|---|
| LEFT | Cắt lấy n ký tự từ bên trái chuỗi văn bản. |
| RIGHT | Cắt lấy n ký tự từ bên phải chuỗi văn bản. |
| MID | Cắt lấy n ký tự từ vị trí bất kỳ ở giữa chuỗi. |
| LEN | Đếm tổng số ký tự trong một ô (bao gồm cả khoảng trắng). |
| TRIM | Loại bỏ tất cả khoảng trắng thừa (chỉ giữ lại 1 dấu cách giữa các từ). |
| CONCAT / TEXTJOIN | Nối nhiều chuỗi văn bản thành một. TEXTJOIN mạnh hơn vì cho phép thêm dấu ngăn cách. |
| FIND / SEARCH | Tìm vị trí của một ký tự trong chuỗi (FIND phân biệt hoa thường, SEARCH thì không). |
| SUBSTITUTE | Thay thế văn bản cũ bằng văn bản mới cụ thể. |
| TEXT | Chuyển đổi số thành văn bản với định dạng mong muốn (Format code). |
| PROPER | Viết hoa chữ cái đầu của mỗi từ (Dùng để chuẩn hóa Tên Riêng). |
Phân Tích Chuyên Sâu: Làm sạch dữ liệu với TRIM và PROPER
Khi copy dữ liệu từ web hoặc PDF vào Excel, tên người thường bị lỗi như: ” nguyễn VĂN a “.
Để chuẩn hóa thành “Nguyễn Văn A”, bạn có thể kết hợp:=PROPER(TRIM(A1))
- TRIM: Xóa khoảng trắng thừa đầu/cuối và khoảng trắng kép ở giữa -> “nguyễn VĂN a”.
- PROPER: Viết hoa chữ cái đầu -> “Nguyễn Văn A”.
Hàm TEXT (Định dạng ma thuật):
Giả sử ô A1 chứa ngày 23/01/2026. Bạn muốn hiển thị trong câu văn là “Thứ Sáu”.
Công thức: ="Hôm nay là " & TEXT(A1, "dddd")
Kết quả: “Hôm nay là Friday” (hoặc Thứ Sáu tùy ngôn ngữ hệ thống).
7. Các Hàm Tài Chính (Financial Functions)
Dành cho các chuyên gia tài chính, ngân hàng để tính toán lãi suất, dòng tiền.
Danh sách các hàm phổ biến:
| Tên Hàm | Mô Tả Chức Năng |
|---|---|
| PMT | Tính số tiền phải trả định kỳ cho một khoản vay (Gốc + Lãi). |
| PV | Tính giá trị hiện tại (Present Value) của một khoản đầu tư. |
| FV | Tính giá trị tương lai (Future Value) của khoản đầu tư dựa trên lãi suất cố định. |
| NPV | Tính giá trị hiện tại thuần của dòng tiền. |
| IRR | Tính tỷ suất hoàn vốn nội bộ cho chuỗi dòng tiền. |
| RATE | Tính lãi suất của một khoản vay hoặc đầu tư. |
Ví dụ thực tế: Tính tiền trả góp mua nhà (Hàm PMT)
Bạn vay ngân hàng 1 tỷ đồng, lãi suất 10%/năm, trả trong 5 năm (60 tháng). Số tiền phải trả đều đặn mỗi tháng là bao nhiêu?
Công thức: =PMT(rate, nper, pv)
rate: Lãi suất theo kỳ (10%/12 tháng).nper: Tổng số kỳ trả (60).pv: Giá trị hiện tại (1 tỷ, thường nhập số âm hoặc dương tùy quy ước dòng tiền).
=PMT(10%/12, 60, 1000000000)
Kết quả sẽ trả về số tiền gốc và lãi bạn cần chuẩn bị hàng tháng.
8. Các Hàm Thông Tin (Information Functions)
Nhóm hàm này thường dùng để kiểm tra trạng thái của ô trước khi thực hiện tính toán.
| Tên Hàm | Mô Tả Chức Năng |
|---|---|
| ISBLANK | Kiểm tra ô có trống không (Trả về TRUE/FALSE). |
| ISNUMBER | Kiểm tra giá trị có phải là số không. |
| ISTEXT | Kiểm tra giá trị có phải là văn bản không. |
| ISERROR | Kiểm tra xem công thức có đang trả về bất kỳ lỗi nào không. |
FAQ: Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Hàm Excel
1. Làm sao để nhớ hết tất cả các hàm này?
Bạn không cần học thuộc lòng. Hãy nhớ “nhóm chức năng” của chúng. Khi cần, bạn có thể vào tab Formulas trên thanh Ribbon, Excel đã phân loại sẵn. Khi gõ tên hàm, Excel cũng hiện gợi ý cú pháp (ScreenTip) để nhắc bạn.
2. Tại sao hàm VLOOKUP của tôi trả về lỗi #N/A?
Lỗi #N/A thường do:
- Giá trị tìm kiếm không tồn tại trong bảng dữ liệu.
- Giá trị tìm kiếm chứa khoảng trắng thừa (hãy dùng hàm TRIM để xử lý).
- Bạn quên tham số cuối cùng là 0 (hoặc FALSE) để tìm chính xác, khiến Excel tìm tương đối.
3. Sự khác biệt giữa phím Enter và Ctrl + Shift + Enter?
Trong các phiên bản Excel cũ (2016 trở về trước), Ctrl + Shift + Enter dùng để kích hoạt Công thức mảng (Array Formula). Tuy nhiên, với Excel 365 và Excel 2021+, tính năng “Dynamic Arrays” đã tự động xử lý mảng, nên bạn chỉ cần nhấn Enter như bình thường cho hầu hết các hàm.
4. Dấu phân cách trong hàm là dấu phẩy (,) hay chấm phẩy (;)?
Điều này phụ thuộc vào thiết lập Region trong Control Panel của Windows.
- Nếu máy tính định dạng số thập phân là dấu chấm (.) -> Dấu phân cách hàm là dấu phẩy (,).
- Nếu máy tính định dạng số thập phân là dấu phẩy (,) -> Dấu phân cách hàm là chấm phẩy (;).
5. Hàm nào mới nhất tôi nên học ngay?
Nếu bạn đang dùng Microsoft 365, hãy học ngay XLOOKUP (thay thế VLOOKUP), FILTER (lọc dữ liệu động), và UNIQUE (lấy danh sách duy nhất).
Nguồn Tham Khảo
Để tìm hiểu sâu hơn về từng hàm với các ví dụ kỹ thuật cụ thể, bạn có thể tham khảo các nguồn uy tín sau:
- Hỗ trợ Microsoft Excel (Chính chủ)
- Danh sách hàm Excel theo danh mục (Microsoft)
- Ablebits Excel Tutorials
Việc thành thạo các hàm Excel là một quá trình tích lũy qua thực hành. Hãy bắt đầu bằng việc áp dụng các hàm cơ bản như SUMIFS, VLOOKUP, IF vào công việc hàng ngày của bạn để thấy sự hiệu quả tức thì. Chúc bạn thành công!